Automação de processos em Birigui: o que dá para tirar da mão nas empresas daqui

O que dá para automatizar numa empresa pequena?

Mais do que parece, e quase nunca começa pelo processo mais complexo. Estes são os candidatos que mais aparecem nas conversas aqui na região.

• O cadastro que é digitado duas ou três vezes, em lugares diferentes, pela mesma pessoa.
• A proposta ou o contrato montado à mão a partir de um modelo, com o risco de sair com preço velho.
• O relatório de fim de mês, que hoje é alguém juntando planilha na véspera da reunião.
• A triagem do WhatsApp: identificar quem está falando, entender o assunto e encaminhar com o contexto junto.
• O lembrete de cobrança e de vencimento, que depende de alguém lembrar.
• A aprovação que acontece por mensagem solta e que ninguém consegue auditar depois.

Por onde começar sem travar a operação?

Pelo processo mais repetido, não pelo mais complexo. Um processo de dez minutos executado quarenta vezes por semana devolve mais tempo que um de duas horas executado uma vez por mês.

Três perguntas resolvem a priorização: com que frequência acontece, quanto tempo consome por vez, e o que acontece de ruim quando alguém erra. O que pontua alto nas três é por onde se começa.

Preciso trocar os sistemas que já uso?

Na maioria dos casos, não. Automação boa costuma ser a camada que faz os sistemas existentes conversarem, não a substituição deles.

Quando os dois lados têm interface de integração, a ligação é direta. Quando não têm, existem caminhos intermediários: exportação programada, leitura de arquivo, ou uma camada que fala com os dois. A pergunta que decide não é técnica, é de negócio: qual dado precisa estar igual nos dois lugares, e com que atraso a empresa consegue conviver.

Automação vai substituir alguém da equipe?

Não é o que acontece na prática nas empresas deste porte. Time enxuto não tem gente sobrando fazendo digitação: tem gente fazendo digitação além do trabalho dela.

O que a automação devolve são as horas que hoje vão para conferência, cópia entre sistemas e retrabalho. Onde a decisão é humana, ela continua humana.

Como a Arca Cod usa automação internamente?

Em vez de descrever um caso de cliente com número, que é prova que ainda não temos e não vamos inventar, vale mostrar um exemplo nosso e que está no ar: o Arca Find.

É um sistema interno que raspa dados de negócios locais no Google Maps, calcula um placar de prontidão comercial para cada lead e carrega tudo num CRM, já organizado por prioridade. O que seria busca manual e digitação virou rotina que roda sozinha. É automação de decisão e de integração no mesmo lugar.

Quero entender melhor o conceito antes de decidir. Tem material?

Tem, e é um texto separado deste. Esta página é prática e local; a explicação completa — os quatro tipos de automação, como escolher ferramenta, quando vale um sistema próprio — está na página de automação de processos empresariais e no artigo do blog sobre o tema.

A Arca Cod fica em Birigui e atende Araçatuba, Buritama, Penápolis e toda a região, presencialmente quando ajuda e remotamente no resto do tempo.